У меня много разных дел, фокусов и контекстов — и график может постоянно уплывать. Одного Гугл Календаря не хватает.
Во-первых, как только я закрываю электронный календарь, у меня всё обнуляется и в голове — и я могу забыть посмотреть, когда там следующее дело.
Во-вторых, в Гугле неудобно планировать нагрузку. Например, как выделить на что-то 10 часов в неделю, когда у тебя много разного всего и постоянно меняются вводные? И как понять, сколько у тебя есть времени под какой-то проект, например, в двухнедельном спринте?
В-третьих, мне надо защищать время не только на дела, но и на восстановление. Если чем-то увлечешься, проседает сон, спорт и отдых. А я так больше не хочу.
В неделе 168 часов. Если вычесть сон (8 × 7 = 56), остается 112.
Дальше работа, семья, спорт, восстановление, проекты — всё это обычно налезает одно на другое, времени на важные вещи не хватает. А главное — сложно планировать. Как подписаться на выполнение задачи к сроку, если не понимаешь, сколько у тебя ресурсов?
Поэтому мне нужно было увидеть не просто расписание, а емкость спринта под разные задачи.
Для этого я сделала отдельную таблицу — карту спринта. Это таблица с формулами в Экселе: она помогает оценить, на что есть сколько времени.
Недели у меня несимметричные: на какие-то дела нужно выделять время раз в две недели. Поэтому в таблицу мне удобно закладывать не одну, а сразу две недели, классический спринт.
Я стараюсь ставить примерно одинаковые блоки изо дня в день — так меньше хаоса, проще настраиваться и переключаться.
Кроме емкости спринта я считаю загруженность дня. Если в дне меньше 2,5 свободных часов — будет тяжко, и день надо разгружать.
Рядом с табличкой — сводные данные: сколько я хочу тратить на какое-то дело и сколько получается запланировать. Когда пересматриваю эту табличку, кручу варианты — прибавляю и убавляю слоты, пока всё не сойдется. Сейчас уже всё более или менее утряслось, и мне стало легче оценивать возможности.
Перед началом спринта, в воскресенье, я корректирую табличку на новый спринт и вношу в нее новые события из Гугл Календаря.
Потом эту таблицу распечатываю — и она становится моей картой, которая две недели лежит перед глазами. Распечатка сейчас выглядит мутновато, но мне для работы норм.
Пока идет спринт, появляются новые вводные, и я уже ручкой двигаю слоты. Над или под днями могут появиться заметки, если надо не забыть о чем-то важном. Работа ручкой и почеркушки помогают мне думать и заземляться.
Бумажную таблицу закрыть не так просто, как электронную, — я постоянно на нее смотрю, и мозг начинает держать весь спринт как картинку. Получается как бы внутренний слепок спринта: я визуально помню, где у меня какой блок. Например, запись с ребенком к окулисту запоминается как блок справа с краю, и уже сложнее забыть, когда мы туда записаны.
Вот пример спринта, когда нам надо было внезапно ходить по врачам и другим мероприятиям.
Не всегда получается четко идти по графику. Я смотрю на свою карту, скорее, как на эталон для сверки — вариант возможностей, к которому можно стремиться и понимать, от чего можно отказаться.
Если не получается идти по плану, я вижу, где я просела и сколько важных слотов нужно восполнить.
В слотах, где обязательно надо сфокусироваться, я проставляю плюсики. Если где-то плюсиков не хватает, добираю потом время из свободных слотов.
Самое слабое место в моем плане — это время после 22:00. В это время хорошо бы уже отдыхать, но тут на меня может напасть работоспособность — а потом она может и не вернуться, и я ей уступаю. В итоге — недосып и валится график утром. Думаю, что с этим делать.
К концу спринта таблица превращается в искаляканную зажамканную бумажку. Меня это не раздражает, а наоборот говорит о том, что я не забила на спринт, отлично фокусировалась и скоро можно будет отдохнуть. Родная замусляканная бумажка.
Без такой карты я немного подвешена — не понимаю, где у меня чего и сколько я могу успеть. С табличкой появляются понятные цифры про ресурсы для проектов, и в них можно вписываться спокойнее.
Этой системе несколько недель, сейчас мне удобнее всего настраивать себя так. Наверняка со временем она будет перестраиваться. Посмотрим, что из этого выйдет.
Добавить комментарий